Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.12.2021. Viimeisin muutos 23.12.2021.

Rekisterinpitäjä

Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy, Hyljeluodontie 2, 02270 Espoo
y-tunnus 0555350-1

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Sami Meriläinen
Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy, Hyljeluodontie 2, 02270 Espoo
sähköposti: myynti@ioliving.fi
puhelin: 040 551 0310

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja vain niiltä osin kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Asiakkaan tai Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy:n verkkopalvelujen käyttäjän eri yhteyksissä (esim. tuote- tai uutiskirjetilauksen tai verkkopalveluun rekisteröitymisen yhteydessä) Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy:lle eri yhteyksissä antamia henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:

  • Etu- ja sukunimi/-nimet, asiointikieli
  • Yhteystiedot: laskutusosoite, toimitusosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, puhelinumerot
  • Yrityksen nimi ja Y-tunnus (jos kyseessä yritys)
  • Ostoihin liittyvät tiedot: asiakasnumero, ajankohdat, tilatut tuotteet, toimitustapa, tieto maksutavasta, reklamaatiot ja muu asiakasviestintä
  • Asiakkaan tilinumero (vain tilanteissa, joissa asiakkaalle tarvitsee palauttaa rahaa tilille)
  • Asiakaspalvelutiedot, asiakaspalvelun kanssa käyty viestintä (sähköpostit ja puhelut)
  • www-lomakkeilla ja sosiaalisen median palvelujen kautta lähetetyt tiedot
  • asiakastapaamisissa, tarjousten ja sopimusten yhteydessä luovutetut tiedot
  • Markkinointiin liittyvät tiedot: esim. osallistumistiedot kilpailuihin ja tapahtumiin
  • Lupatiedot, kuten tiedot markkinointiluvista tai muista henkilötietojen käyttämiseen liittyvistä luvista ja kielloista

Keräämme vain tietoja, joiden käsittely on tarpeen asiakkuuksien hoitamiseksi, liiketoiminnan kehittämiseksi, paremman asiakaskokemuksen varmistamiseksi eri kanavissa ja markkinointiviestinnän hoitamiseksi. Asiakkaan suostumuksella, siltä osin kun suostumus tarvitaan, rekisteriä voidaan käyttää myös uutiskirjeiden, tapahtumakutsujen ja tiedotteiden lähettämistä varten.

Asiakasrekisteriin tallennetaan vähintään ne asiakkaan tiedot, jotka asiakas on antanut rekisteröitymisen tai oston yhteydessä. Rekisteriin tallennetaan myös käyttäjän itsensä tai Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy:n lisäämät tai päivittämät tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia tietoja kerätään pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään, Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy:n järjestelmistä ja palveluista, joita rekisteröity käyttää sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Tietoja voidaan myös kerätä ja päivittää yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi kun soveltuva lainsäädäntö velvoittaa luovuttamaan henkilötietoja. Henkilötietojen luovuttaminen voi olla tarpeen esimerkiksi viranomaisen pyynnöstä tai oikeusprosessin toteuttamiseksi. Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy voi käyttää yhteistyökumppaneita ja tarvittaessa väliaikaisesti siirtää tietoturvallisesti asiakasrekisterin tietoja prosessoitavaksi, ja näissä tapauksissa kolmannen osapuolen haltuun siirretyt tiedot tuhotaan asianmukaisesti. Yhteistyökumppaneille ei muodostu omaa henkilörekisteriä luovutetuista tiedoista.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy ei pääsääntöisesti siirrä tai käsittele tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Jos tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistetaan henkilötietojen suojan riittävä taso soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja asiakassuhteen ajan tai esim. uutiskirjeen tilauksen tai muun palvelun voimassaolon ajan. Tietoja voidaan säilyttää myös lainsäädännön nimenomaisesti edellyttämä tai lakisääteisten tai sopimusvelvoitteiden toteuttamisesta johtuva pidempi aika perustuen esimerkiksi takuu- ja kirjanpitovelvoitteisiin. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteriä säilytetään järjestelmissä, jotka ovat suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla ja palomuurein asianmukaisesti tietoturva-alan yleisten periaatteiden mukaisesti. Manuaalisesti käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin vain asianomaisilla on pääsy. Asiakasrekisteriin on pääsy vain niillä Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy:n työntekijöillä, joiden työtehtävä tätä edellyttää.

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaana sinulla on oikeus:

  • Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
  • Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
  • Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tämä ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä kirjallisesti yllä määriteltyyn rekisterin ylläpitäjään. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus tai oikeus. Vastaamme sinulle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy:n käsitelleen henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy varaa oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi. Tietosuojaselosteen muutoksista ja päivityksistä tiedotetaan Scandinavian Ergonomics & Design Sed Oy:n verkkosivuilla.